Zirkus - ein Fest für die ganze Schule


Organisation

Ideal ist ein mehrköpfiges Organisationskomitee, das sich schon frühzeitig formiert, den groben Programmablauf entwirft und die Verantwortung verteilt, z.B. für

  • Spielstationen, Jahrmarktbuden und Einlagen am Nachmittag,
        einschließlich Auf- und Abbau.
  • Verköstigung, einschließlich Getränkeverkauf.
  • Bereitstellung, Auf- und Abbau von Bänken und Tischen, Auf- und Abbau
        des Zirkus.
  • Zirkusprogramm.
  • Finanzen.
  • Öffentlichkeitsarbeit, Lotsendienste, Sicherheit.


  • Jeder Verantwortliche ist zuständig für die Gestaltung und Organisation seines Bereiches, einschließlich der Einteilung von Hilfskräften. Die Gesamtkoordination erfolgt in mehreren Treffen. Dabei müssen Wünsche und Möglichkeiten, auch unter Berücksichtigung finanzieller Vorgaben, abgewogen werden.

    Sollen möglichst alle Klassen der Schule an der Gestaltung des Festes beteiligt werden, muss das Organisationsteam möglichst bald, unter Berücksichtigung des erarbeiteten vorläufigen Programms, eine Liste mit Aufgaben und gewünschten Beiträgen zusammenstellen. Dabei sollte der Rahmen zunächst so weit gesteckt sein, dass die Klassen die Möglichkeit haben, selbst Ideen für Einlagen und Aktionen zu entwickeln. Den Klassenleitern, den Leitern von Arbeitsgemeinschaften, von Sport- und Theatergruppen, obliegt die Aufgabe, die Ideen der Schüler zu sammeln, sie zu besprechen, zu formen und schließlich an das Organisationsteam weiterzuleiten.

    Eine frühzeitige Kontaktaufnahme mit den Kunst- und Musiklehrern, bezüglich einer Mitwirkung bei der Gestaltung des Festes, der musikalischen Umrahmung, Beiträgen von Chor und Orchester, ist ebenfalls erforderlich.

    Nach Erhebung der Interessen und Möglichkeiten stellt das Organisationsteam schließlich das endgültige Festprogramm zusammen. Jedes Komiteemitglied organisiert seinen Verantwortungsbereich.



    Für die Spielstationen, Jahrmarktbuden und Einlagen am Nachmittag gilt es, einen geeigneten Platz im Schulgelände ausfindig zu machen. Dieser sollte einerseits allgemein gut zugängig sein, andererseits jedoch sicher, so dass z.B. verirrte Bälle oder Spicker niemanden verletzen. Schon frühzeitig muss überlegt werden, wohin bei schlechtem Wetter die Stationen verlegt werden können, welche Attraktionen stattfinden können, welche ausfallen müssen.

    Aufbau, Betreuung und Abbau einer Station obliegen dann der jeweiligen Klasse. Anfallende Kosten für Materialien und kleine Gewinne, die Höhe von erforderlichen Unkostenbeiträgen müssen frühzeitig bedacht werden.



    Eine Veranstaltung, die Verköstigung und Getränkeverkauf einschließt, ist beim Ordnungsamt der Stadt anzumelden! Es ist ratsam, sich von verschiedenen Firmen unterstützen zu lassen, frühzeitig Kontakt aufzunehmen und Kostenvoranschläge zu vergleichen.

    Bei Lieferung von Bier und Getränken verleihen Brauereien auch Biergarnituren. Da sich die Sommerfeste häufen, gilt es, sich die Option zu sichern! Geklärt werden muss auch, ob bei Getränkelieferungen ein Rückgaberecht voller Kästen, bzw. voller Flaschen besteht. Da der Durst vom Wetter abhängt, ist der Getränkebedarf schwer zu kalkulieren. Ausreichend Getränke sollten jedoch vorrätig sein, eventuell in einem Kühlwagen bereitstehen! Mit dem Verkauf können ältere Schüler unter Aufsicht eines Lehrers betraut werden. Dazu sind über die ganze Veranstaltungszeit hin verschiedene Schichten einzuteilen.

    Die Ausgabe von Speisen darf nur durch Personen erfolgen, die ein Gesundheitszeugnis besitzen. Auch im Hinblick auf eine Kalkulation der Verzehrmenge und benötigtes Geschirr, ist es zweckmäßig, die Verköstigung der Gäste einer Metzgerei oder einem Party-Service zu übertragen. Diese Firma trägt dann nicht nur das Risiko, sondern auch Sorge für die Bereitstellung und Reinigung des Geschirrs.

    Der Verkauf von Kaffee und selbstgebackenen, trockenen Kuchen kann einer Klasse/Gruppe übergeben werden. Diese muss sich dann auch um das Einsammeln und Spülen der Tassen kümmern. Die Kuchen können in Servietten angeboten werden, so dass keine Teller gebraucht werden. Um die Rückgabe der Kaffeetassen sicher zu stellen, ist ausreichend Pfand zu erheben!

    Bei Platzierung der Verköstigungsstände im Schulgelände sollten zentrale Plätze gewählt werden, in deren Nähe sich zum einen Sitzgelegenheiten für die Gäste befinden, andererseits Stromanschluss und Wasser.



    Der Organisator des Auf- und Abbaus sollte für jede Gruppe einen verantwortlichen Kollegen finden, der die eingeteilten Schüler beaufsichtigt und anweist. Mit entsprechenden Plänen und Hinweisen versehen, sollte dieser Kollege den Aufbau eigenständig leiten können. Da bei Veranstaltungen im Freien die Besucherzahl oft wetterabhängig ist, sollten ausreichend Tische und Bänke bereitstehen, die nachträglich aufgebaut werden können. Aschenbecher auf den Tischen und möglichst viele Abfalleimer, auf dem ganzen Festgelände verteilt, erleichtern die Aufräumarbeiten wesentlich.

    An einen Umbau bei kurzfristig einsetzendem schlechten Wetter ist schon vorab zu denken. Ein "Notplan" muss vorliegen. Besonders unangenehm und deshalb ausreichend mit Helfern zu bestücken sind die Aufräumteams! Neben dem Reinigen und Abbauen der Tische muss auch an die Säuberung des Bodens gedacht werden. Ausreichend Besen und Abfalleimer müssen bereit stehen.



    Ein Zirkusprogramm unter freiem Himmel bringt ebenfalls einige Besonderheiten mit sich. Die Beschallung muss ausreichen! Entsprechende Geräte, Boxen auf Ständern, kabellose Mikrofone, kann man u.U. bei Firmen anleihen, die dann auch gerne mit Rat zur Seite stehen. Kabelführungen für Stromanschlüsse (in ausreichender Stärke) sind zu sichern!

    Ein Zirkus mit Life-Musik ist ein besonderes Erlebnis. Vielleicht lässt sich, wenn innerhalb der Schule nicht vorhanden, eine Band oder eine kleine Kapelle engagieren. Kosten sind natürlich im Vorfeld abzuklären.

    Kulissen auf dem Sportplatz müssen nicht nur selbst stehen, sondern auch windfest verspannt sein!

    Die Moderation des Programms kann eine Klasse, vielleicht zusammen mit einem Deutschlehrer, vorbereiten und übernehmen.

    Alle Großgeräte und Requisiten müssen so platziert werden, dass sie einerseits schnell bei der Hand sind, andererseits aber den Programmablauf nicht stören oder Zuschauern die Sicht versperren.

    Letztlich muss auch daran gedacht werden, dass einige Einlagen durch Wind gestört werden können, so zum Beispiel das Jonglieren mit Tüchern, Vorführungen mit Gymnastikbändern, Nummern mit Feuer. Bei letzteren muss unbedingt auf die Windrichtung geachtet werden. In jedem Fall ist ein Eimer Wasser und ein Feuerlöscher bereit zu halten.



    Der Finanzier des Festes sollte schon vorab einen Betrag für Ausgaben zur Verfügung haben. Über ihn laufen sämtliche Abrechnungen. Er sorgt dafür, dass an den Ständen Wechselgeld vorhanden ist und sammelt bereits während der Veranstaltung größere Beträge ein.

    Vielleicht ist es dem Finanzier möglich Sponsoren für das Fest zu finden, so dass einige Aktionen im Rahmenprogramm ohne Erhebung von Unkostenbeiträgen durchgeführt werden können, evtl. eine einheitliche Bekleidung des Hilfspersonals möglich ist.



    Dem Verantwortlichen für Öffentlichkeitsarbeit obliegt die Aufgabe, die Nachbarn einzuladen, bzw. vor einer möglichen höheren Lärmbelästigung zu warnen. Das erspart viel Ärger! Neben Kontaktaufnahme mit den Medien, Einteilung zu Video- und Fotodokumentationen des Festes, Entwurf und Verteilung von Plakaten und Einladungen, muss er auch die Parkplatzsituation bedenken.

    Findet das Fest auf einem größeren Gelände statt, können Lotsen unter den Gästen verteilt werden. Besonders gekennzeichnet durch einheitliche T-Shirts, Mützen oder Armbinden, helfen sie den Besuchern bei der Orientierung auf dem Festgelände, bei der Parkplatzsuche, oder sie fungieren als Platzeinweiser bei der Zirkusvorstellung.

    Wird ein Fest anlässlich eines Jubiläums veranstaltet, so kann an die Erstellung einer Festschrift gedacht werden. Beiträge und Fotos müssen gesammelt und zusammengestellt, der Druck und der Verkauf organisiert werden. Inserenten helfen den Preis eines Heftes zu reduzieren - sie müssen jedoch erst gefunden werden.



    Ein Sanitätsdienst muss bestellt werden, der die medizinische Betreuung bei solch einer Großveranstaltung sicher stellt. Vielleicht ist ein Rettungsdienst bereit, ein Einsatzfahrzeug im Schulbereich vorsorglich zu platzieren.



    Wird ein Fest im Freien geplant, so muss es, wie bereits an einigen Stellen angesprochen, bei schlechtem Wetter kurzfristig verlegt werden können, zum Beispiel in das Schulhaus. Dies erfordert doppelte Planung in nahezu allen Bereichen. Neben dem normalen Ablauf ist ein "Schlechtwetterprogramm" auszuarbeiten.

    Im vorliegenden Programm war geplant, die Stationen des Rahmenprogramms im Schulhaus zu verteilen, ebenso die Sitzgelegenheiten für die Gäste und die Verköstigungsstände. Die Zirkusvorstellung hätte, bei Streichung einiger Programmpunkte, in die Turnhalle verlegt, und aufgrund der geringeren Zuschauerkapazität der Halle zweimal aufgeführt werden müssen.